digitalisering

Digitalisering är för alla!

I denna artikel vill vi slå ett slag för det digitala företaget.
Idag är mycket möjligt både vad gäller koppling mellan maskiner och system och alla funktioner i bokföring kan ske digitalt och mycket med automatik. Trots detta är det fortfarande många småföretag som har mycket pappersarbete och manuella rutiner.
En orsak till att alla inte kommit igång tror vi kan vara okunskap och då menar vi inte bara att man inte vet hur man ska göra utan vi tror även det råder en okunskap vad gäller vilka vinster man kan göra med digitaliserad bokföring. Många hittar inte motivationen att förändras därför att de inte kan se framför sig hur mycket det kommer underlätta hanteringen, öka kontrollen och heller inte se vilken tidsbesparing som kan göras.
En rädsla som vi ofta stöter på som är obefogad är att företagaren är rädd att tappa kontrollen, men detta finns det lösningar för, t.ex. attestfunktioner. Vi skulle istället hävda att rätt använt så ökar kontrollen med ett digitalt arbetssätt.


andrew-neel-308138-unsplash.jpg


Många fördelar

De flesta företagare driver inte företag för att de älskar administration och att sköta ekonomin utan det är oftast ett nödvändigt ont som bara måste göras och som ofta görs i sista stund.

Genom att bokföringen är digital så blir den automatiskt mer uppdaterad och vinsten med det är att du snabbare vet hur månaden ser ut och löpande kan gå in och se hur många leverantörsfakturor som ligger för betalning och vilka kundfakturor som beräknas komma in på kontot. Det går även att söka på olika fakturor och då på t.ex. både belopp och namn. Tänk dig att du är på språng ute i produktionen och det ringer en försäljare som vill sälja råvaror till dig. Du har köpt av honom tidigare och vill kontrollera hur priset är jämfört med vad du betalade föregående år. Då kan du snabbt gå in i din telefon, söka på företagsnamnet i din bokföring och få upp alla fakturor från den leverantören. Eller om en konkurrent ringer och vill sälja så kan du direkt få fram vad du tidigare betalt för den produkten.

mad-fish-digital-1380949-unsplash (1).jpg

När bokföringen är digital är det också lätt att hjälpas åt. Du kan göra den tillgänglig för din redovisningsbyrå som lätt kan gå in och hjälpa dig med vissa delar och då spelar det ingen roll om redovisningskonsulten finns i Umeå, Ystad eller New York.

Den största fördelen är alltså att allt hamnar på rätt plats direkt. Använder du dig av en kvittoapp så tar du kort på kvittot direkt efter restaurangbesöket och skriver namn och syfte direkt i appen.


Börja idag med ett steg i taget

Att digitalisera sin administration är en process och ett nytt sätt att tänka. Beroende på hur jobbigt du tycker det är med förändringar och hur hemma du känner dig i den digitala världen så går det att göra processen olika fort.

Första steget kan vara att välja ett bokföringsprogram som är molnbaserat och sedan lägga leverantörsfakturorna i skannern och koppla dom i bokföringsprogrammet.
När du skannat in så bokför du fakturorna och sedan skickar du betalfil på det som ska betalas. Här är det lätt att hjälpas åt om man inte vill bokföra själv. Då kan din redovisningskonsult gå in och bokföra fakturorna och sedan kan du själv gå in och betala fakturorna.

Nästa steg är att låta en skanningscentral ta hand om dina leverantörsfakturor. Då går all din post direkt till skanningscentralen som sprättar upp breven, skannar in och tolkar dom. Det fiffiga med detta är att det då är skanningscentralen som ansvarar för arkiveringen.

Tyvärr har lagstiftningen inte riktigt hängt med så det är viktigt att spara alla underlag i den form det anlände till företaget. Det betyder att även om du använder en kvittoapp så måste du arkivera papperskvittot i sju år.


Nytt sätt att tänka

Var beredd på att det är ett nytt sätt att tänka. Vinsten nås inte genom att göra samma moment som idag fast utan papper utan se till att dra fördelar av att allt blir digitalt och utnyttja systemen fullt ut. Och till sist- be om hjälp med det du inte kan eller vill göra och fokusera på att tjäna pengar istället!

Tips digatilisering.PNG

Olsson & Lugn medverkar på dialogdag kring Nordic Smart Government!

Foto Nordic Smart Government.JPG

Efter att nordens näringsministrar tidigare i år träffades och lade grunden för ett framtida samarbete kring ekonomisk och finansiell data som man valt att kalla Nordic Smart Government (NSG) bjöd Skatteverket, Bolagsverket och SCB in till en dialogdag i Göteborg den 20 november. Syftet var att inkludera företagare, rådgivare, programtillverkare och övriga intressenter i det förändringsarbete man tror är nödvändigt för att öka digitaliseringen och utnyttja de möjligheter det medför. Givetvis var Olsson & Lugn på plats.

Bakgrunden är att i och med den snabba tekniska utvecklingen har befintlig lagstiftning och system blivit omoderna och man har från myndigheternas sida sett ett behov av att modernisera sättet data förflyttas från företag till myndighet och hur det används vidare. Digitaliseringens intåg har bidragit till nya sätt att arbeta vilket öppnar för effektivare lösningar som även kan automatiseras för ytterligare minskad administration samt standardiseras för förbättrad användning.
I ljuset av detta har Bolagsverket tagit fram en vision kopplat till detta arbete:

Förenkla vardagen för små och medelstora nordiska företag och skapa tillväxt genom att använda data, digitalisering och automatisering mer effektivt och innovativt

För att göra detta skifte vill man skapa nya förutsättningar där data flyttas direkt mellan företag och myndigheter utan onödiga omvägar och krävande handpåläggning. Idag kan företagare exempelvis lämna årsredovisningen till Bolagsverket och olika skattedeklarationer till Skatteverket digitalt, en utveckling av detta skulle vara att redovisningssystemet sitter ihop med aktuell myndighet för att data automatiskt skall kunna överföras.

Många av er har säkert deltagit i någon undersökning för SCB och vissa företag lämnar data varje månad. Denna datainsamling görs för att skapa statistik och beslutsunderlag. Mycket av denna data skulle kunna hämtas upp automatiskt om denna teknik användes även där. Detta möjliggör att data blir tillgänglig i realtid vilket gör den mer aktuell och användbar.  


Visste du att?

Nordic Smart Government– är ett samarbete mellan de nordiska länderna för ökad digitalisering och minskad administration som hoppas leda till ökad handel mellan länderna.

Norden- är tillsammans den elfte största ekonomin i världen, större är många tänker sig.

API- ett digitalt gränssnitt för att hämta och lämna data


För er företagare är detta förändringsarbete mycket positivt då det kan komma att minska administrationen som både är tidskrävande och kostsam. Redan idag integrerar många av våra kunder redovisningssystemet med banken för att förenkla hanteringen av in- och utbetalningar och de flesta kan vittna om den effektivisering detta medför. Att data blir tillgänglig för myndigheter i realtid gör också att vissa processer kan skyndas på, bland annat skulle fastighetsbeskattning kunna ske direkt vid försäljning istället för som idag vid efterföljande deklaration. En sista fördel som lyfts fram med finansiell data i realtid är att marknadssvängningar och handelsmönster kommer kunna följas direkt vilket kan komma bli ett bättre verktyg för att planera och utveckla er verksamhet.

 

Hos oss på Olsson & Lugn känns det spännande att få fortsätta digitalisera och effektivisera ytterligare för att kunna erbjuda de företag vi jobbar med de bästa förutsättningarna.

Har ni några frågor eller funderingar på hur just ditt företag kan utnyttja digitalisering för att förenkla administrationen så hör gärna av er till oss på Olsson & Lugn!