I denna artikel vill vi slå ett slag för det digitala företaget.
Idag är mycket möjligt både vad gäller koppling mellan maskiner och system och alla funktioner i bokföring kan ske digitalt och mycket med automatik. Trots detta är det fortfarande många småföretag som har mycket pappersarbete och manuella rutiner.
En orsak till att alla inte kommit igång tror vi kan vara okunskap och då menar vi inte bara att man inte vet hur man ska göra utan vi tror även det råder en okunskap vad gäller vilka vinster man kan göra med digitaliserad bokföring. Många hittar inte motivationen att förändras därför att de inte kan se framför sig hur mycket det kommer underlätta hanteringen, öka kontrollen och heller inte se vilken tidsbesparing som kan göras.
En rädsla som vi ofta stöter på som är obefogad är att företagaren är rädd att tappa kontrollen, men detta finns det lösningar för, t.ex. attestfunktioner. Vi skulle istället hävda att rätt använt så ökar kontrollen med ett digitalt arbetssätt.
Många fördelar
De flesta företagare driver inte företag för att de älskar administration och att sköta ekonomin utan det är oftast ett nödvändigt ont som bara måste göras och som ofta görs i sista stund.
Genom att bokföringen är digital så blir den automatiskt mer uppdaterad och vinsten med det är att du snabbare vet hur månaden ser ut och löpande kan gå in och se hur många leverantörsfakturor som ligger för betalning och vilka kundfakturor som beräknas komma in på kontot. Det går även att söka på olika fakturor och då på t.ex. både belopp och namn. Tänk dig att du är på språng ute i produktionen och det ringer en försäljare som vill sälja råvaror till dig. Du har köpt av honom tidigare och vill kontrollera hur priset är jämfört med vad du betalade föregående år. Då kan du snabbt gå in i din telefon, söka på företagsnamnet i din bokföring och få upp alla fakturor från den leverantören. Eller om en konkurrent ringer och vill sälja så kan du direkt få fram vad du tidigare betalt för den produkten.
När bokföringen är digital är det också lätt att hjälpas åt. Du kan göra den tillgänglig för din redovisningsbyrå som lätt kan gå in och hjälpa dig med vissa delar och då spelar det ingen roll om redovisningskonsulten finns i Umeå, Ystad eller New York.
Den största fördelen är alltså att allt hamnar på rätt plats direkt. Använder du dig av en kvittoapp så tar du kort på kvittot direkt efter restaurangbesöket och skriver namn och syfte direkt i appen.
Börja idag med ett steg i taget
Att digitalisera sin administration är en process och ett nytt sätt att tänka. Beroende på hur jobbigt du tycker det är med förändringar och hur hemma du känner dig i den digitala världen så går det att göra processen olika fort.
Första steget kan vara att välja ett bokföringsprogram som är molnbaserat och sedan lägga leverantörsfakturorna i skannern och koppla dom i bokföringsprogrammet.
När du skannat in så bokför du fakturorna och sedan skickar du betalfil på det som ska betalas. Här är det lätt att hjälpas åt om man inte vill bokföra själv. Då kan din redovisningskonsult gå in och bokföra fakturorna och sedan kan du själv gå in och betala fakturorna.
Nästa steg är att låta en skanningscentral ta hand om dina leverantörsfakturor. Då går all din post direkt till skanningscentralen som sprättar upp breven, skannar in och tolkar dom. Det fiffiga med detta är att det då är skanningscentralen som ansvarar för arkiveringen.
Tyvärr har lagstiftningen inte riktigt hängt med så det är viktigt att spara alla underlag i den form det anlände till företaget. Det betyder att även om du använder en kvittoapp så måste du arkivera papperskvittot i sju år.
Nytt sätt att tänka
Var beredd på att det är ett nytt sätt att tänka. Vinsten nås inte genom att göra samma moment som idag fast utan papper utan se till att dra fördelar av att allt blir digitalt och utnyttja systemen fullt ut. Och till sist- be om hjälp med det du inte kan eller vill göra och fokusera på att tjäna pengar istället!
